Vue d'ensemble
Localisation : Madrid, Espagne
Département : Opérations
L'objectif principal de ce poste est de coordonner et de mener à bien les différents aspects administratifs d'un projet, du début à la fin. Cela implique de veiller à ce que toutes les tâches administratives liées à la réussite des projets soient accomplies dans le respect du calendrier et du budget de chaque projet spécifique, voire en les optimisant. Il/elle travaille en collaboration avec les chefs de projet et les responsables techniques de projet, en jouant un rôle actif dans les relations avec les clients et les fournisseurs. Il/elle assure la préparation finale des documents techniques et d'achat relatifs au projet et coordonne leur envoi tant au client qu'aux fournisseurs, tout en supervisant la diffusion et le contrôle de la documentation en interne.
Principales fonctions
Coordination du projet
- Soutenir les opérations de l'entreprise en vue d'améliorer les performances du département.
- conformément au calendrier et aux objectifs budgétaires.
- Examen et mise en œuvre des exigences relatives aux livrables destinés aux clients
- Publication de la liste des documents
- Préparation des modèles de documents
- Veiller à ce que tous les membres de l'équipe de projet aient connaissance, à tout moment, des dispositions contractuelles
- les échéances et les étapes clés relatives à la documentation, ainsi que le budget du projet, afin d'assurer la réussite de sa mise en œuvre.
- Rappeler et accélérer le processus si nécessaire.
- Organiser la mise en place administrative des nouveaux projets (à l'aide des outils définis en interne)
- Communiquer quotidiennement avec les services internes afin de résoudre les problèmes liés au projet.
- Accélérer la mise à jour et la révision de la documentation technique, ainsi que son envoi dans les délais à
- clients et fournisseurs
- Assurer la finalisation, l'envoi et le suivi des documents techniques destinés au client, conformément aux dispositions contractuelles.
- Traitement et suivi des commentaires des clients concernant les documents techniques envoyés.
- Assister les chefs de projet et les responsables techniques de projet dans les démarches liées aux appels d'offres et aux bons de commande.
- Assurer la préparation finale, l'envoi et le suivi des bons de commande (ainsi que des documents associés) auprès des différents fournisseurs.
- Au cours de la phase finale du projet, rédigez le manuel d'exploitation et de maintenance : contactez
- fournisseurs, récupérer la documentation applicable relative à ces derniers et la regrouper avec la
- documents techniques
- Le cas échéant, coordonner et réaliser la traduction de documents en fonction des besoins du ou des projets
- Organisation des déplacements liés aux projets. Assurer la communication avec l'agence de voyage attitrée pour la réservation des vols et des hôtels, ainsi que le suivi des demandes de visa.
Rapports sur les projets
- Rapports réguliers sur l'état d'avancement du projet
- Participation aux réunions d'évaluation du projet
Outils de projet
- Utiliser efficacement les outils de l'entreprise et, le cas échéant, proposer des améliorations :
- Prime (calendrier technique)
- Consilio (données techniques du projet)
- Vault (documentation)
Profil recherché
- De préférence, un HND ou un diplôme équivalent en ingénierie ou en administration
- 2 à 3 ans d'expérience dans l'administration, de préférence dans un département de projet
- Maîtrise de l'anglais
- Maîtrise des applications Microsoft Office, avec une compétence démontrée en Excel
- Solides compétences organisationnelles, capacité à établir des priorités
- Précision et sens du détail
- Communicateur efficace
- Volonté d'apprendre et de travailler dans de nouveaux environnements logiciels
Avantages
Notre offre
Vous travaillerez au sein d'une entreprise internationale de taille moyenne, dynamique et agile, aux côtés de collègues extrêmement talentueux.