Resumen
Ubicación: Madrid, España
Departamento: Operaciones
El objetivo principal del puesto es coordinar y llevar a cabo los distintos aspectos administrativos de un proyecto de principio a fin. Esto implica garantizar que todas las tareas administrativas relacionadas con el éxito de los proyectos se realicen de acuerdo con el calendario y el presupuesto de cada proyecto específico, o incluso mejorándolos. Trabaja en colaboración con los jefes de proyecto y los responsables técnicos de proyecto, desempeñando un papel activo en las relaciones con clientes y proveedores. Se encarga de la preparación final de la documentación técnica y de compras correspondiente al proyecto y coordina su envío tanto al cliente como a los proveedores, al tiempo que supervisa la distribución y el control de la documentación a nivel interno.
Funciones principales
Coordinación de proyectos
- Apoyar las actividades de la empresa para lograr una mejora en el rendimiento del departamento
- de acuerdo con el calendario y los objetivos presupuestarios.
- Revisión y aplicación de los requisitos relativos a los productos que se deben entregar al cliente
- Emisión de la lista de documentos
- Preparación de plantillas de documentos
- Asegúrate de que todos los miembros del equipo del proyecto estén al corriente, en todo momento, de las condiciones contractuales
- plazos y hitos para la documentación, así como el presupuesto del proyecto, con el fin de garantizar una ejecución satisfactoria.
- Recordar y agilizar el proceso según sea necesario.
- Organizar la puesta en marcha administrativa de los nuevos proyectos (utilizando las herramientas internas establecidas)
- Mantenerse en contacto a diario con los departamentos internos para resolver cuestiones relacionadas con los proyectos.
- Acelerar las actualizaciones y revisiones de la documentación técnica y garantizar su envío puntual a
- clientes y proveedores
- Garantizar la preparación final, el envío y el seguimiento de los documentos técnicos al cliente, de acuerdo con lo estipulado en el contrato.
- Agilización y seguimiento de los comentarios de los clientes sobre los documentos técnicos enviados.
- Colaborar con los jefes de proyecto y los responsables técnicos de proyecto en las actividades relacionadas con las solicitudes de presupuesto y las órdenes de compra.
- Garantizar la preparación final, el envío y el seguimiento del historial de las órdenes de compra (y de los documentos correspondientes) a los distintos proveedores.
- En la fase final del proyecto, elabora el Manual de funcionamiento y mantenimiento: ponte en contacto con
- proveedores, recuperar la documentación correspondiente de cada proveedor y combinarla con la
- documentación técnica
- En su momento, coordinar y llevar a cabo la traducción de documentos según lo requieran los proyectos.
- Organización de los viajes relacionados con el proyecto. Comunicarse con la agencia de viajes designada para gestionar los vuelos y las reservas de hotel, así como para realizar el seguimiento de las solicitudes de visado.
Informes de proyectos
- Informes periódicos sobre el estado de los resultados del proyecto
- Participación en las reuniones de revisión del proyecto
Herramientas del proyecto
- Utilizar de forma eficaz y, en ocasiones, proponer mejoras en las herramientas de la empresa:
- Prime (calendario de ingeniería)
- Consilio (datos técnicos del proyecto)
- Vault (documentación)
Perfil requerido
- Lo ideal sería estar en posesión de un HND o una titulación equivalente en ingeniería o administración
- Entre 2 y 3 años de experiencia en administración, preferiblemente en un departamento de proyectos
- Domina el inglés
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office, con experiencia demostrada en Excel
- Gran capacidad de organización y habilidad para establecer prioridades
- Preciso y con buen ojo para los detalles
- Buen comunicador
- Disposición para aprender y trabajar en nuevos entornos de software
Ventajas
Nuestra oferta
Trabajarás en una empresa internacional de tamaño medio, dinámica y ágil, junto a compañeros con gran talento.