Genel Bakış
Konum: Madrid, İspanya
Bölüm: Operasyonlar
Bu pozisyonun temel amacı, bir projenin başından sonuna kadar çeşitli idari süreçlerini koordine etmek ve tamamlamaktır. Bu, projenin başarısıyla ilgili tüm idari görevlerin, her bir projenin zaman çizelgesine ve bütçesine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak veya bu zaman çizelgesini ve bütçeyi iyileştirmek anlamına gelir. Proje Yöneticileri ve Proje Teknik Liderleri ile birlikte çalışır ve müşterilerle ve tedarikçilerle olan iletişimde aktif bir rol üstlenir. Projeye ait mühendislik ve satın alma belgelerinin nihai hazırlığını sağlar ve bunların hem müşteriye hem de tedarikçilere gönderilmesini koordine ederken, belgelerin şirket içindeki dağıtımını ve kontrolünü de izler.
Temel görevler
Proje Koordinasyonu
- Departmanın performansını artırma hedefine ulaşması için Şirketin faaliyetlerine destek olmak
- Program ve Bütçe hedeflerine göre.
- Müşteri teslimatları gerekliliklerinin gözden geçirilmesi ve uygulanması
- Belge listesinin yayınlanması
- Belge şablonunun hazırlanması
- Proje ekibinin tüm üyelerinin her zaman sözleşme şartlarından haberdar olmalarını sağlayın
- Belgelerin hazırlanması için son tarihler ve aşamalar ile projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi için gerekli bütçe.
- Gerektiğinde hatırlatın ve süreci hızlandırın.
- Yeni projelerin idari açıdan başlatılmasını organize etmek (kurum içinde tanımlanmış araçları kullanarak)
- Projeyle ilgili sorunları çözmek amacıyla şirket içi departmanlarla günlük olarak iletişim kurmak.
- Mühendislik belgelerinin güncellenmesini/gözden geçirilmesini hızlandırmak ve zamanında gönderilmesini sağlamak
- müşteri ve tedarikçiler
- Sözleşme hükümlerine uygun olarak, teknik belgelerin son halinin hazırlanmasını, müşteriye gönderilmesini ve takip edilmesini sağlamak.
- Gönderilen teknik belgelere ilişkin müşteri yorumlarının hızlandırılması ve takibi.
- Proje Yöneticilerine / Proje Teknik Liderlerine teklif talebi (RFQ) ve satın alma emri (P.O.) işlemlerinde destek olmak.
- Çeşitli tedarikçilere yönelik Satın Alma Siparişlerinin (ve ilgili belgelerin) son hazırlık işlemlerini, gönderimini ve geçmiş takibini sağlamak.
- Projenin son aşamasında İşletme ve Bakım Kılavuzu’nu hazırlayın: iletişime geçin
- tedarikçiler, ilgili tedarikçi belgelerini temin edip bunları
- mühendislik belgeleri
- Gerektiğinde, proje(ler)in gerektirdiği şekilde belge çevirilerini koordine etmek ve yürütmek
- Projeyle ilgili seyahatlerin organize edilmesi. Uçuş ve otel rezervasyonları ile vize başvurularının takibi için görevlendirilmiş seyahat acentesiyle iletişim kurulması.
Proje Raporlaması
- Proje çıktılarının durumuna ilişkin rutin raporlama
- Proje değerlendirme toplantılarına katılım
Proje Araçları
- Şirket araçlarını etkin bir şekilde kullanmak ve zaman zaman bu araçların geliştirilmesini önermek:
- Prime (mühendislik programı)
- Consilio (proje teknik verileri)
- Vault (belgeler)
Aranan Nitelikler
- Tercihen mühendislik veya idari alanlarda HND veya eşdeğer bir yeterlilik
- İdari işler alanında, tercihen bir Proje Departmanında 2-3 yıllık deneyim
- İngilizce’yi akıcı bir şekilde konuşur
- Microsoft Office uygulamalarında yetkin; Excel konusunda kanıtlanmış beceriye sahip
- Güçlü organizasyon becerileri, öncelik belirleyebilme yeteneği
- Doğru ve detaylara özen gösteren
- Etkili bir iletişimci
- Yeni yazılım ortamlarında öğrenmeye ve çalışmaya istekli olmak
Avantajlar
Teklifimiz
Son derece yetenekli meslektaşlarınızla birlikte, orta ölçekli, dinamik ve çevik bir uluslararası şirkette çalışacaksınız.